Ahora le toca a usted redactar una declaración de problema
Ayude a Georgia a identificar su problema actual y cree una declaración de problema para ella.
Georgia es la directora de un equipo de cinco personas que procesa reclamaciones de gastos de viaje.
Es 15 de diciembre, y el equipo tiene que procesar y comprobar 100 reclamaciones de gastos, de modo que los reembolsos se puedan realizar antes de que acabe el año fiscal de la organización, el día 31. A principios de año, Georgia había aprobado un permiso para uno de los miembros de su equipo a partir del 19 de diciembre. Así pues, solo dispone de cuatro personas para realizar el trabajo.
No obstante, otro de los miembros de su equipo le ha llamado para decirle que su hija tiene varicela. Este miembro del equipo va a tener que quedarse en casa los próximos 10 días para cuidar a su hija.
Georgia no está demasiado preocupada, porque cuenta con tres personas en el equipo y creen que podrán procesar las reclamaciones antes de la fecha límite. Sin embargo, el director de Georgia le dice entonces que tienen que procesar otras 100 reclamaciones de gastos antes del final de año. Georgia no sabe cómo va a poder su equipo procesar 200 reclamaciones de gastos antes del 31 de diciembre con solo tres personas del equipo disponibles para efectuar el trabajo.
No obstante, otro de los miembros de su equipo le ha llamado para decirle que su hija tiene varicela. Este miembro del equipo va a tener que quedarse en casa los próximos 10 días para cuidar a su hija.
Georgia no está demasiado preocupada, porque cuenta con tres personas en el equipo y creen que podrán procesar las reclamaciones antes de la fecha límite. Sin embargo, el director de Georgia le dice entonces que tienen que procesar otras 100 reclamaciones de gastos antes del final de año. Georgia no sabe cómo va a poder su equipo procesar 200 reclamaciones de gastos antes del 31 de diciembre con solo tres personas del equipo disponibles para efectuar el trabajo.
¿Qué opinas?
¿Qué opción podría ser la declaración de problema de Georgia?
| A. El equipo de Georgia se ha visto reducido de forma inesperada, de modo que dispone de poco personal para gestionar la carga de trabajo. | |
| B. El equipo de Georgia de 5 personas debe procesar 200 reclamaciones de gastos antes de final de mes. Es el día 15 y dentro de poco solo habrá 3 personas disponibles en el equipo para realizar el trabajo. | |
| C. Georgia se equivocó al aprobar el permiso de una persona de su equipo cuando se preveía una alta carga de trabajo. |
Compruebe su respuesta
La opción B es un buen ejemplo, porque incluye toda la información clave necesaria para una declaración de problema:
- Quién : el equipo de Georgia de 5 personas (dentro de poco 3 personas para realizar el trabajo)
- Cuándo : antes de que llegue el mes
- Dónde : la fecha actual es el día 15 del mes
- Qué : el equipo debe procesar 200 reclamaciones de gastos antes de final de mes
Además, la declaración no entra en las causas de la situación, como por qué y cómo.
¿Cómo puede saber si vale la pena resolver un problema?
Una forma eficaz de determinar si vale la pena resolver un problema es formular una serie de preguntas:
- Si no toma medidas, ¿cuál será el resultado más probable?
- ¿Cómo le afectará este resultado?
- ¿Cómo afectará este resultado a sus compañeros ya los objetivos de su organización?
- Si toma medidas, ¿qué riesgos va a correr y qué importancia tienen?
- ¿Está en su mano, o en la de su organización, implementar una solución?
- ¿Controla la situación?
- ¿Puede definir dónde empieza y dónde acaba la situación?
Puntos principales de aprendizaje en este tema
- Un problema siempre lleva asociado un resultado negativo.
- Una declaración de problema ayuda a aclarar el problema con agilidad. Recuerde que una declaración de problema bien redactada debe ser concisa, completa y responder el quién, el cuándo, el dónde y el qué del problema. Debe ser preciso y estar basado en los hechos, y no debe mencionar las causas de la situación, ni ofrecer posibles soluciones ni utilizar un lenguaje crítico.
- Utilice las siete preguntas para valorar si vale la pena invertir el tiempo y el esfuerzo necesarios para resolver el problema.
